در فضای تنگ و شدیداً رقابتی بازار کسب و کار دنیای امروز اثربخشی و ارزش افزائی مقوله جهتگیری به سمت استقرار اصول و مبانی مدیریت کیفیت جامع «TQM» تبدیل به امری مقبول بدیهی و کاملا شفاف برای سازمانهایسازمان سرآمد و پیشرو گردیده است. به نحوی که هیچ سازمانی نمیتواند منکر ارتباط بین رعایت اصول و مبانی کیفیت با سودآوری و حفظ توان رقابت و جایگاه خود در بازار کسب و کار گردد.
از این رو تدوین و اجرای برنامههای استراتژیک ( کیفیت محور ) در حال حاضر به یکی از مهمترین برنامه های سازمانهای متعالی و پیشرو تبدیل شده است. تحقق این پیش نیاز اساسی سازمانها را ملزم نموده که به کارگیری سیستمهای کیفیتی گوناگونی نظیر مدل EFQM ، نظام آراستگی ۵S استانداردهای سری BSC , ISO و… را به عنوان یک چهارچوب کلی و مبنائی برای دستیابی به استراتژیهای هدفگذاری شده در دستور کار خود قرار دهند.
این سیستمها در کل دنیا و در عرصه بین المللی شناخته شده بوده و سازمانهای برتر اطمینان یافتهاند که استفاده از این سیستمها ، رویکرد موثری جهت تحقق اهداف استراتژیک آنها میباشند . این سازمانها تمام موفقیت خود را در گرو شناسائی ؛ استقرار و بهبود مداوم این سیستمها در بطن خود میدانند. از این رو میتوان چنین نتیجهگیری نمود که تلاش این سیستمها ، در واقع کمک به سازمانهای خرد بنیان جهت نگهداری آنها در مسیر استقرار مدیریت کیفیت جامع TQM میباشد.
لازم است به این نکته اشاره شود که اکثر سیستمهای نوین و رایج مدیریتی ، عمدتاً بر بهبود فرآیندهای کلیدی حاکم بر فضای کسب و کار سازمان تاکید دارند ، اما در این میان سیستمهایی نیز وجود دارد که هدف آنها نه به طور خاص بهبود فرایندهای کلید حاکم بر فضای کسب و کار ؛ که البته ایجاد زیرساخت مناسب برای جاریسازی مناسب و اثربخش این فرایندها میباشد. به بیان دیگر سازمانها با استفاده از این گروه سیستمهای مدیریتی به دنبال ایجاد محیط کاری مناسب برای کارکنان خود و ایجاد بستر مناسب برای جاری سازی این فرایند های کلیدی میباشند .
یکی از این سیستمها که امروزه به خوبیجای خود را در میان سازمانها پیدا نموده و توانسته در جهت تحقق اهداف سازمانی به نحو مطلوبی مورد استفاده قرار بگیرد سیستمی تحت عنوان (نظام آراستگی ۵S) یاخانه داری صنعتی میباشد.
یا خانه داری صنعتی همانند بسیاری از سیستمهای رایج در مقوله کیفیت برای اولین بارو بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن مطرح و ارائه گردید ولی جالب است بدانید ایده اولیه طراحی ۵S منبعث از فرهنگ و تمدن کشور ژاپن نمیباشد در حقیقت محققین و اندیشمندان ژاپنی این سیستم را با الگوبرداری از برخی صنایع و سازمانهای آمریکایی و اروپایی و پس از توسعه و نظام مند سازی رفتار سازمانی این گروه از سازمانها تعریف طراحی و ارائه نمودهاند.
محققین ژاپنی برای طرح ریزی اصول و مبنای اولیه این سیستم صنایع آمریکایی و اروپایی را پس از بررسیهای دقیق به سه دسته به شرح زیر تقسیم نموده و به عنوان الگوی برای تکامل ایده نظام ۵S مورد استفاده قرار دادند.
دسته اول : صنایع مورد بررسی صنایعی میباشند که رعایت اصول بهداشتی و پاکیزگی از اصول و مبنای اساسی آن سازمانها میباشد مانند صنایع بهداشتی و دارویی صنایع فضایی و یا صنایع میکرو الکترونیک . اهمیت نظافت در فرایند تولید برخی از سازمانها تا به آن حد میباشد که سالنهائی تحت عنوان اتاق تمیز یا Room”Clean در آنها طراحی و ایجاد گردیده است رعایت نظافت در این گروه از سازمانها بخشی تفکیک ناپذیر از فعالیتهای جاری این سازمانها میباشد.
دسته دوم: سازمانهای خدماتی مانند رستورانها، هتلها، سوپر مارکتها ، کتابخانه ها و مراکز تفریحی را شامل میگردد. در این سازمانها مشتریان با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک دارند.
حساسیت بالای مشتریاناین گونه از سازمانها به رعایت اصول بهداشتی و نیز سرعت بالای پاسخگویی به خواستههایشان موجب میشود که این سازمانها برای تضمین بقا خود در بازار ناچار باشند که با رعایت اصول خاصی نظافت بهداشت و آراستگی را در محیط کار خود نهادینه سازند. به طور کلی در آمریکا به رعایت اصولی که مرتب با بهداشت و سلامتی انسانها میباشد ( چه اجبار قانونی باشد و بچه الزام و صنفی ) ، خانه داری خوب یا “Good House Keeping” اطلاق میشود.
دسته سوم: شامل سازمانهای پیشرو و سرآمدی میباشد که فراتر از الزامات قانونی و صنفی؛ اهمیت مباحثی مانند روابط بین «انسان و ماشین» ، «انسان و کار» ، « انسان و محیط» توجه خاصی داشته و تلاش نمودهاند که ارتباطی منطقی و سالم بین انسان و ماشین و محیط کار پدید آورند. سازمانها در واقع تلاش میکنند تا با رعایت این اصول به ارتقا بهره وری و اثربخشی نیروی انسانی کمک نمایند.
علی رغم اینکه ۵S یکی از مباحث عمده در مدیریت ژاپنی میباشد که ابتدا در ژاپن تعریف و اجرایی گردیده ، اما به دلیل گستردگی کارکرد و اثربخشی بالایی که دارد به سرعت در سایر کشورها نیز مورد استقبال سازمانهای صنعتی و حتی خدماتی قرار گرفته و در به صورتی گسترده مورد استفاده قرار گرفته است.
هدف کلی از استقرار نظام آراستگی ۵S به بیانی ساده ساماندهی ، ایجاد نظم و ترتیب ، پاکیزه سازی ، هماهنگی و ایجاد نظم و انضباط پایدار در محیط کاری و در یک کلام ایجاد یک محیط مناسب برای کاری میباشد . از طرفی سیستم مدیریتی ۵S با توجه به اثربخشی زیان و کارکردهای بالایی که دارد به عنوان موثرترین رهیافت و ستونی استوار در ساختمان عملیات اصلاحی و بهبود بهره وری شناخته شده است . رهیافتی که اجرای آن در صنایع و سازمانهای مختلف تجاری ، صنعتتی و خدملتی موجب افزایش کارایی ؛ افزایش بهره وری ، استفاده بهینه از سرمایه های انسانی و بهبود موحیط انجام کار و در نهایت سوددهی و ارزش افزائی بیشتر سازمان میشود.
علاوه بر این ، ۵S چهره سازمان را با نشاط و در عین حال دگرگون ساخته و فرصت های بهبود اثربخش و مناسبی برای مدیران و تصمیم سازان آن ایجاد می نماید.
تولید اثربخش و محیط کاری مناسب دو عنصر تفکیک ناپذیر از یکدیگر می باشند. حذف عوامل خطر ساز و بهبود شرایط نامناسب محیط کاری نقش غیر قابل انکار و بسزائی در کسب نتایج مطلوب و ارتقاء بهره وری نیروی انسانی دارد. به نوعی توجه به این اصول و رعایت اصول ایمنی و بهداشتی یکی از مفاهیم و اصول بنیادین مفهوم ۵S می باشد.
پاکیزگی محیط کار باعث رفع خستگی از کارکنان شده و منجر به بهبود ارتباط بین اعضای درونی سازمان و ارتقاء سطح کیفی روابط و در نتیجه ارتقاء بهره وری نیروی انسانی میشود.
اگر میخواهید تبدیل به یک سازمان موفق شوید ؛ استقرار ۵S و نظام آراستگی یک پیشنهاد عالی برای سازمان شماست. مطمئن باشید که مشتریان نیز اعتماد و اطمینان بیشتری به سازمانهای تمییز و آراسته دارند .
با این رویکرد میتوانید اعتماد مشتریان و ارباب رجوع را به خود بیش از پیش جلب نموده و از کار با همکاران خود لذت ببرید .
۵S چیست ؟
۵S سیستمی کاربردی بوده که به منظور برقراری نظم و ترتیب پاکیزگی و حفظ فضای کیفیتی در یک سازمان به کار گرفته میشود و وجه تسمیه آن پنج کلمه ژاپنی seiri، seiton ، seiso ، seiketsu ، shitsuke میباشند. به عبارتی میتوان ۵S را یک نظام مدیریتی کامل اجرایی برای ارتقا بهرهوری و کاهش اتلاف منابع سازمانی (سختافزاری ، مغز افساری و نرمافزاری) قلمداد نمود. معادل مفهومی انگلیسی و معادل فارسی پنج عنصر اصلی و پایهای نظام آراستگی ۵S در جدول زیر نشان داده شده است :
| ژاپنی | مفهوم انگلیسی | مفهوم شکلی _ انگلیسی | مفهوم فارسی |
| seiri | sort | Structure.Sort out | تفکیک تعمیر |
| Seiton | Organiza | Set in order | ترتیب |
| Seiso | Clean | Sweep,Scrub.Shine | تمیزی |
| Seiketsu | Hygiene | Standardize | استاندارد سازی و تداوم |
| Shitsuke | Discipline | Sustain | تعلیم و ساماندهی |
نکته قابل توجهی که اغلب از دید پنهان میماند این است که نظام آراستگی و ۵S علی رغم آنکه به لحاظ واژه شناسی کلمات جدید هستند ولی در اصل و به لحاظ رفتاری سیستمهای جدید و نوینی نیستند . هر یک از ما در بستر زمان و در هنگام انجام امور مختلف همواره سعی نمودهایم به نحوی رفتار کنیم که نظام و آراستگی را در رفتار و گفتار خود به مخاطبین نشان دهیم . حتی اغلب این خود خود ما هستیم که از وجود نظم در رفتار و محیط پیرامون به شگفتی آمده و انگیزه تداوم کاری را پیدا نمودهایم . نکته جالب اینکه حتی در بسیاری از آداب و سنتهای ملی و مذهبی ما نیز رد پایی از این سیستم نوین مدیریتی مشاهده میگردد.
این نظام بر مبنای نظم زیبایی پاکی و پاکیزگی آراستگی و اجتناب از اتلاف منابع طرح ریزی شده است . حال آنکه کلیه این موارد بخشی از نیاز و ویژگیهای ذاتی انسان میباشد.
از زمان اولین تجربه استقرار ۵S به صورت علمی و نوین نزدیک به ۳۰ سال میگذرد . اولین تجربه در قالب ۳S و در سال ۱۹۸۵ اجرایی گردید. در ادامه و در سال ۱۹۸۶ اولین مطالب در مورد ۵S منتشر گردید برای اولین بار در سال ۱۹۸۷ در یک کمپانی سنگاپوری اجرا شد. اما امروزه هر سازمانی چه صنعتی و چه خدماتی، فارغ از ماهیت و نوع فعالیت ، به نحوی و حتی به صورت غیر علمی این سیستم را در بطن ارکان خود جاری و ساری نموده است.
همانطور که اشاره شد تکنیک ۵S از ۵ عنصر کلیدی تشکیل گردیده است. این ۵ عنصر همانند یک زنجیره به هم متصل بوده و نمیتوان تفکیکی بین آنها قائل گردید. به عبارتی تحقق اهداف مد نظر از استقرار این سیستم در سطح سازمان ، در گرو توجه به هر ۵ عنصر پایه ای و بنیادی مدل می باشد .
از طرفی یک توالی و تواتر منطقی نیز در بین عناصر وجود دارد. به نحوی که هر عنصر بعدی قلمداد گردیده و موفقیت نسبی در استقرار این مدل و تحقق اهداف مورد نظز وابسته به رعایت این تواتر و توالی اجرائی می باشد. در تصویر زیر نحوه این تواتر و تعامل بین عنصر ۵ گانه ۵S به تصویر کشیده شده است.
ابعاد پنجگانه نظام اراستگی ۵s
۱- تفکیک و تعمیر ( seiri ):
تفکیک و تعمیر به معنای جدا کردن اقلام،ابزار ، اسناد و اطلاعات لازم و کاربردی از اقلام ،ابزار ،اسناد و اطلاعات بیمصرف و غیر کاربردی و دور نمودن بیمصرفها و غیر کاربردیها از محیط کار و همچنین تعمیر ، تعویض یا تصحیح معایب و نواقص لوازم معیوب ، برای ایجاد امکان استفاده مجدد از آنها میباشد.
۲- نظم و تربیت ( Seiton ):
نظم و ترتیب به معنای مرتب کردن اقلام ، ابزار ، اسناد و اطلاعات و تعیین جای مناسب برای آنها ، به نحوی که در صورت نیاز به آنها با سرعت و سهولت در دسترس باشند میباشد .
۳- تمیزی ( Seiso ):
تمیزی به معنای پیشگیری از کثیفی و پاکیزه نگه داشتن محیط ، تجهیزات و افراد و حذف یا کنترل آلایندههای فیزیکی و شیمیایی از محیط کار و در عین حال حذف عامل ایجاد آلودگی میباشد .
۴- تداوم و ایمنی ( Seiketsu ):
به معنای تداوم ، استانداردسازی و حفظ وضع مطلوب ناشی از اجرای تفکیک ، ترتیب و تمیزی ( S1 ، S2، S3 ) در محیط کار میباشد. عدم توجه به این عنصر میتواند به بازگشت سازمان به شرایط نامناسب قبل از استقرار نظام آراستگی منجر گردد.
۵- تعلیم و انضباط ( Shitsuke ):
تعلیم و انضباط به معنای آموزش کاربردی مفاهیم ۵S به تمامی کارکنان ، جلب مشارکت عمومی و تدوین ، ابلاغ و اجرای مقررات جدید سازمان در راستای اقتدار نظام ۵S می باشد.
اهداف مدنظر از استقرار ۵S:
هر سازمانی قبل از جهتبه سمت به کارگیری و استقرار تکنیکهای مدیریتی مجموعه اهدافی را هدف گذاری و نتایج آن را مورد پایش اندازهگیری قرار میدهد.
به نوعی تحقق این اهداف تعیین کننده میزان موفقیت سازمانها در بهکارگیری این تکنیکها میباشند .
اما شما از استقرار نظام آراستگی و ۵S در سازمان خود به دنبال چه اهدافی میباشید؟ قطعاً استقرار ۵S تحقق اهداف و دستاوردهای زیرا در سازمان شما به دنبال خواهد داشت:
- افزایش میزان ایمنی و کاهش میزان به روز حوادث شغلی
- افزایش رضایت مشتری و ارتقاء میزان مقبولیت سازمان در منظر مشتری
- ارتقا اثربخشی و کارایی و در نهایت بهبود بهرهوری
- کاهش خرابی تجهیزات
- ارتقای کیفیت در ارائه محصولات و خدمات
- حذف ضایعات در حین تولید و یا پس از تولید در طول فرایند انبارش و عرضه
- ارتقا روحیه کارکنان و افزایش تعامل و مشارکت ایشان در امور
- بهبود فرایندهای کلیدی حاکم بر فضای کسب و کار
- حذف انواع اتلافها و کاهش هزینههای مربوطه
همانطور که ملاحظه میشود ۵S تنها در خدمت فرایندهای جاری مجموعه سازمان نمیباشد. این تکنیک مورد استفاده در کلیه بخشها بوده و استقرار آن کلیه جوانب و حواشی فعالیتهای یک سازمان را از خود منانر میگرداند.
این تکنیک از یک سو موجب افزایش ایمنی کارکنان ، ایجاد محیط امن برای ایشان و در نهایت ایجاد شادابی و انگیزه کاری مناسب در ایشان میشود و از سوی دیگر کاهش هزینههای سازمان (از طریق کاهش ضایعات ، خرابیها و توقفات پیشبینی نشده دستگاهها و…) و افزایش بهرهوری مجموعه سازمان ( از طریق افزایش رضایت کارکنان و… ) را سبب می شود .
در نهایت نیزافزایش چشمگیر تعداد مشتریان رازی و نیز بهبود شاخصهای مرتبط با رضایت مشتری ( از جمله میزان رضایت مشتری ، تعداد مشتریان وفادار ، کاهش تعداد شکایات ، افزایش میزان فروش و… ) را به دنبال دارد.
دور از ذهن نیست چه محیطهای تمیز و آراسته نه تنها چهره ظاهر سازمان را در منظر مشتری به گونهای متفاوت ارائه میدهند ، مشوق و محرک تغییر مثبت در عادات رفتاری کارکنان خود نیز میباشند.
در مجموع میتوان موارد زیر را به عنوان مزایای استقرار نظام ۵S در سازمان مدنظر قرار داد:
✅ ایجاد یک نظم همه جانبه و فراگیر در سطح سازمان .
✅ کاهش خستگی کارکنان از محیط کار و افزایش دلگرمی ایشان .
✅ ایمن شدن محیط کار و کاهش میزان حوادث شغلی .
✅ بستره سازی برای برقراری انضباط عمومی در سازمان .
✅ شفاف سازی در محیط کار (مسئولیتها و روشهای اجرای کار ) .
✅ افزایش میزان مقبولیت سازمان در جامعه و ارتقای جایگاه اجتماعی سازمان .
✅ آراستگی و زیباسازی محیط کار .
✅ بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگیهای آن .
✅ کاهش توقفات خط تولید ناشی از خرابی ماشین آلات .
✅ افزایش سرعت انجام کار .
✅ دسترسی آسانتر و راحتتر به اسناد، قطعات ، ابزار و سایر لوازم مورد نیاز و جلوگیری از گم شدن آنها .
✅ کاهش اشتباهات و دوباره کاریها در ضمن کار .
✅ ارتقاء سلامت روحی و افزایش روحیه کارکنان .
✅ کاهش هزینههای سربار و تولید .
✅ بهبود روابط کارکنان با یکدیگر .
✅ کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار .
✅ افزایش بهره وری .
✅ کاهش زمان تلف شده در انجام کار .
✅ کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی و در هم ریختگی محیط کار .
✅ بهبود و ارتقاء کیفیت تولید محصولات ( در سازمان های تولیدی و صنعتی ) و ارائه خدمات در سازمان های خدماتی .
✅ جلوگیری از ضایع و فساد شدن مواد فساد شدنی .
✅ جلوگیری از استفاده اشتباه و نابجا از فرم ها، مواد، قطعات و ابزار های نسبتاً مشابه .
✅ جلب نظر مشتریان و تغییر دیدگاه ایشان نسبت به سازمان .
✅ افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات .
✅ نهادینه شدن فرهنگ بهره وری در کارکنان .
✅ افزایش جذابیت محیط کار برای کارکنان .
✅ شخصیت بخشی ( شخصیت دادن ) به کارکنان .
✅ افزایش احساس تعلق سازمانی در کارکنان و در نتیجه مسئولیت پذیری ایشان .
✅ شخصیت سازی و زمینه سازی برای ایجاد فرهنگ خود انضباطی در کارکنان .
✅ کاهش میزان غیبت ، بیماری ، استعفاء و ترک سازمان که البته موارد فوق شاخصهائی دال بر افزایش مقبولیت سازمان در نزد کارکناندمی باشند .
در مجموع استقرار ۵S منجر به کاهش هزینه ( ناشی از کاهش ضایعات ، کاهش دوباره کاریها ، کاهش زمان تلف شده و … )، افزایش سرعت انجام کار ، افزایش انگیزه نیروی انسانی و ارتقاء سطح بهره وری سازمان میگردد.
نگرش فرآیندی در استقرار ۵S :
در پایان این مبحث خاطر نشان میشویم ، نظام آراستگی نیز یک نظام و سیستم مدیریتی بوده که همانند سایر سیستمهای همردیف باید از یک نگرش سیستمی و فرآیندی برخوردار باشد تا بتواند به خوبی در سطح سازمان و در تمامی سطوح آن استقرار یافته و جاری سازی شود .
به بیانی عدم توجه به این مهم و صرفا پیروی از نگاه غیر منعطف به این ابزار ، نه تنها نمیتواند مشکلات سازمان را حل نماید، بلکه قابلیت آن را نیز تحت تاثیر قرار داده و آن را به ابزاری لوکس و غیر کاربردی برای سازمان ، تبدیل مینماید .
علاوه بر آنچه که در قالب ارکان و محورهای ۵ گانه نظام آراستگی مورد اشاره قرار گرفت ، لازم است تا فعالیتهای کلیدی استقرار آن نیز طرح ریزی شده و با رعایت منابع و پیش نیازهای این فعالیتها ، استقرار ۵S را در سطح سازمان و واحدهای تابعه آغاز نمود .
برای استقرار ۵S و نظام آراستگی ۷ فرآیند کلیدی را میتوان به صورت کلی مد نظر قرار داد :
- اطلاع رسانی و جلب مشارکت عمومی .
- انتخاب پایلوت اجرائی ( با توجه به گستردگی سازمان و نیز توانائی و دانش کارکنان).
- تیم سازی و تشکیل ارکان اجرائی ( کمیته های راهبری، تیمهای اجرائی ، تیمهای ممیزی ).
- آموزش کارکنان متناسب با نقش آنها در فرآیند استقرار و ممیزی ۵S .
- استقرار نظام ۵S .
- ممیزی و ارزیابی وضعیت استقرار نظام ۵S .
- ارائه گزارش از فرآیند ممیزی و طرح ریزی اقدام اصلاحی برای رفع نواحی قابل بهبود .
ارتباط بین نظام ۵S و سایر نظامهای نوین مدیریتی
نظام آراستگی ۵S ارتباط تنگاتنگی با سایر نظامهای مدیریتی مقبول رایج و مورد استفاده توسط سازمانها دارد به نوعی این ارتباط نزدیک و از طرفی مزایای بیشمار آن در کنار این واقعیت که استقرار این نظام منجر به افزایش اثر بخشی و کارآئی سایر نظامهای نوین مدیریتی و در نهایت بهبود بهره وری سازمان ، میشود مقبولیت خاصی به تکنیک مورد اشاره داده است .
نظام آراستگی (۵S) و سیستم مدیریت کیفیت ۹۰۰۱:۲۰۰۸ ISO
در سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۲۰۰۸ – ۹۰۰۱ الزامات متعددی وجود دارند که بایستی توسط سازمان ایجاد ، جاری سازی و مستند گردند. در این میان همپوشانی برخی از این الزامات با برخی از بندهای نظام ۵S این امکان را فراهم آورده که با استقرار این نظام اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت تضمین و دو چندان شود. در زیر و به طور مختصر به برخی از این نکات مشترک پرداخته میشود :
بند ۶-۳- (زیرساخت):
سازمان باید زیرساخت لازم را جهت دستیابی به انطباق با الزامات محصول را تعیین و فراهم نموده و برقرار نگه دارد.
بند ۶-۳-ج : زیر ساخت شامل ساختمانها ، فضای کاری و تاسیسات جانبی میباشد.
بند ۶-۴- (محیط کار):
سازمان باید محیط کار مورد نیاز جهت دستیابی به انطباق با الزامات محصول را تعیین و مدیریت نماید .
بند ۷-۵-۳- (شناسایی و ردیابی):
سازمان باید وضعیت محصول را در کلیه مراحل تحقق محصول و با توجه به الزامات پایش و اندازه گیری مشخص نماید
۴-۵-۷- اموال مشتری
سازمان باید مراقبتهای لازم را در قبال اموال مشتری ، در زمانی که تحت کنترل سازمان هستند یا توسط سازمان مورد استفاده قرار می گیرند ، به عمل آورد .
سازمان باید اموال مشتری که برای مصرف و یا بکارگیری در محصول تهیه شده اند را شناسایی ، تصدیق ، مراقبت و حفاظت کرده و مصون نگه دارد . هرگاه یکی از اموال مشتری مفقود شده، آسیب ببیند یا به هر طریق دیگر برای استفاده نامناسب تشخیص داده شود، موضوع باید به مشتری گزارش شده و سوابق مربوطه نگهداری شود.
بند ۷-۵-۵- نگهداری محصول :
سازمان باید به منظور حفظ انطباق با الزامات، محصول را در طی فرآوری داخلی و ارسال به مقصد مورد نظر نگهداری نماید. در موارد قابل اعمال ، نگهداری باید شامل شناسایی، جابجایی ، بسته بندی ، انبارش و محافظت باشد.
بند ۷-۶- کنترل ابزارهای پایش و اندازه گیری
سازمان باید پایش و اندازه گیری مورد نیاز و همچنین تجهیزات پایش و اندازه گیری مورد نیاز برای فراهم کردن شواهد انطباق محصول با الزامات را مشخص نماید.
- تجهیزات اندازه گیری باید بر حسب نیاز تنظیم یا تنظیم مجدد شوند
- ۶-۷- پ – تجهیزات اندازه گیری باید دارای وسیله شناسائی برگه هویت جهت تعیین وضعیت کالیبراسیون آن باشند.
- ۶-۷-ث – تجهیزات اندازه گیری باید در مقابل وارد آمدن خرابی و آسیب در طی جابه جائی ، تعمیر و نگهداری و انبارش محافظت شوند.
بند ۸-۳- کنترل محصول نا منطبق :
سازمان باید اطمینان حاصل کند محصولی که با الزامات مربوط به آن منطبق نیست . به منظور جلوگیری از استفاده و یا تحویل ناخواسته آن ، شناسائی شده و تحت کنترل میباشد.
- ۳-۸- الف – اقدام جهت رفع عدم انطباق تشخیص داده شده ( تفکیک و تعمیر)
- اقدام جهت جلوگیری از استفاده و یا کاربرد آن که در اصل مد نظر بوده است (تفکیک – Red tag )
بند ۸-۵-۱- (بهبود مستمر):
سازمان باید به طور مستمر اثر بخشی نظام مدیریت کیفیت خود را از طریق بهره گیری از خط مشی کیفیت ، اهداف کیفیت، نتایج ممیزیها ، تجزیه و تحلیل داده ها ، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ، بازنگری ، مدیریت و بهبود ببخشد.
بند ۸-۵-۲- اقدام اصلاحی
سازمان باید برای رفع علتهای عدم انطباقها ، به منظور جلوگیری از وقوع مجدد آنها اقدام نماید اقدامات اصلاحی باید متناسب با اثرات عدم انطباقهای مورد مواجهه باشند .
بند ۸-۵-۳- (اقدام پیشگیرانه):
سازمان باید برای رفع علل عدم انطباقهای بالقوه به منظور پیشگیری از وقوع آنها اقدام لازم را تعیین نماید.
نظام آراستگی (۵S) و سیستم استاندارد زیست محیطی ۱۴۰۰۱ ISO
استاندارد مدیریت زیست محیطی ISO۱۴۰۰۱ با بند S۳ نظام ۵S که مربوط به پاکیزه سازی شناسایی و رفع آلاینده ها است کاملاً مرتبط می باشد . به نحوی که استقرار ۵S میتواند زمینه را برای استقرار اثر بخش این استاندارد فراهم آورده و دستیابی به نتایج مورد نظر را تسهیل نماید در زیر به طور مختصر به برخی از این نکات مشترک پرداخته میشود :
الف-۴-۱- منابع ، نقشها ، مسئولیت و اختیار:
استقرار موفقیت آمیز یک سیستم مدیریت محیط زیستی مستلزم تعهد تمامی کارکنانی است که برای سازمان یا از طرف آن کار میکنند . بنابراین مسئولیتها و نقشهای محیط زیستی نباید صرفاً محدود به کارکردهای مدیریت محیط زیستی شوند ، بلکه میتوانند محدوده های دیگر سازمان نظیر مدیریت عملیات یا کارکنان بخشهای امور غیر از محیط زیست را نیز در بر گیرند.
الف – ۴ – ۶ – کنترل عملیات :
یک سازمان بایستی آن دسته از عملیات خود را که در ارتباط با جنبه های زیست محیطی میباشد شناسائی کند و اطمینان حاصل نماید که آنها به گونه ای هدایت میشوند که پیامدهای نامطلوب آنها تحت کنترل هستند یا کاهش می یابند.
الف-۴-۷- آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری:
مسئولیت هر سازمان است که جهت تامین نیازهای خاص خود اقدام به توسعه روشهای اجرائی برای آمادگی در شرایط اضطراری نماید. به هنگام توسعه این روشهای اجرائی سازمان بایستی مواردی را مورد توجه قرار دهد که برخی از مشترکات آن با نظام ۵S به شرح زیر میباشد:
۱ – ماهیت خطرهای موجود در سازمان از جمله مواد قابل اشتعال ، سرریزها ..
۲ – مناسب ترین روشها برای واکنش در برابر یک حادثه
۳ – اقدامات لازم برای به حداقل رساندن تخریب زیست محیطی .
۴ – اقدامات کاهش دهنده و واکنشی که برای انواع مختلف حادثه یا شرایط اضطراری انجام میشوند .
۵ – نیاز به فرآیندهائی برای ارزیابی پس از وقوع حوادث به منظور ایجاد و استقرار اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت پیشگیری از وقوع مجدد آنها .
۶ – کنترل و ایمن سازی مسیرهای خروج و نقاط تجمع .
نظام آراستگی (۵S) و سیستم استاندارد ایمنی و بهداشت حرفه ای
OHSAS ۱۸۰۰۱:
استاندارد مدیریت ایمنی و بهداشت حرفهای با بند S۴ نظام ۵S که مربوط به تداوم و ایمنی ،است کاملاً مرتبط میباشد. در زیر به طور مختصر برخی از این نکات مشترک پرداخته میشود :
۱-۳-۴- شناسائی خطر ، ارزیابی ریسک و تعیین کنترلها
- ۱-۳-۴-د- خطرات شناسائی شده با منشاء بیرونی محیط کار که قابلیت تاثیرگذاری بر ایمنی و بهداشت افراد تحت کنترل سازمان را درون محیط کار دارند. ۱-۳-۴-ی- طراحی محدودههای کاری ، فرآیندها، تاسیسات، ماشین آلات تجهیزات.
۷-۴-۴- آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری
- ۷-۴-۴-الف- شناسائی زمینههای بالقوه برای وضعیتهای اضطراری .
۳-۵-۴- بررسی رویداد، اقدام، اصلاحی و پیشگیرانه
- ۱-۳-۵-۴-الف- تعیین نقایص اساسی ایمنی و بهداشت شغلی و دیگر عواملی که ممکن است سبب بروز حادثه باشند .
نظام آراستگی (۵S) و مدل تعالی سازمانی EFQM :
۵-۳) کارکنان پاداش دریافت میکنند و از آنها تقدیر و مراقبت می شود
ارتقاء آگاهیها و مشارکت در امور بهداشتی ، ایمنی ، زیست محیطی و مباحث مسئولیت اجتماعی .
۳-۴) ساختمانها تجهیزات و مواد مدیریت میشوند
- تدوین یک استراتژی برای مدیریت ساختمانها تجهیزات و مواد به نحوی که از خط مشی و استراتژی سازمان پشتیبانی کند.
- مدیریت نگهداری و استفاده مفید از دارائیها در جهت بهبود منحنی عمر عملکرد دارائیها.
اندازه گیری و مدیریت هرگونه تاثیر زیان آور دارائیهای سازمان بر روی جامعه و پرسنل ( شامل مسائل ارگونومی، بهداشتی و ایمنی ) .
- بهره گیری مناسب از منابع به روشی که در تمامی چرخه عمر یک محصول، دوستدار محیط زیست باشد
- کاهش و بازسازی ضایعات .
- به حداقل رساندن تمامی تاثیرات زیان بار زیست محیطی محصولات ، فرایندهای تولید و خدمات .
- بهینه کردن حمل و نقل .
۴-۴ فناوری مدیریت میشود
- شناسایی و جایگزینی تکنولوژی های قدیمی .
نظام آراستگی (۵S) و تولید ناب Lean production :
تولید ناب در یک جمله و به طور خلاصه به معنای تولید بیشتر و بیشتر با صرف منابع کمتر و کمتر میباشد . یعنی انجام کار با :
( سرمایه و هزینه کمتر ، نیروی انسانی کمتر ، فضای تولیدی کمتر ، موجودی کمتر ، زمان کمتر )
سازمانهای سرآمد و پیشرو با استقرار تولید ناب همواره به دنبال کاهش پیوسته قیمت تمام شده تولید محصولات و ارائه خدمات به صفر رساندن میزان عیوب و برگشتیها به صفر رساندن میزان موجودی مواد و ایجاد تنوع زیاد و بی پایان در محصولات و خدمات خود میباشند تا بدین ترتیب بتوانند جایگاه خود را در بازار حفظ و تثبیت نمایند. لازم به ذکر است استقرار تولید ناب نیز همانند استقرار نظام ۵S مستلزم تغییر در فرهنگ و نحوه تفکر و رفتار کارکنان نسبت به سازمان میباشد.
علاوه بر مطالبی که ارائه گردید تولید ناب با بندهای S۱.S2.S3.S4 نظام ۵S کاملاً مرتبط میباشد . با در نظر گیری این مهم که تولید ناب بر ۵ مقوله کلیدی شامل هزینه ، کیفیت ، ایمنی ، تحویل و روحیه تمرکز دارد . در زیر به طور مختصر به برخی از نکات مشترک این ۵ بند با بندهای ۵ گانه ۵S پرداخته میشود :
۱ هزینه ( Cost) مرتبط با بندهای S۱.S۲.S۳
یکی از اهداف تفصیلی ۵S همانطور که قبلاً هم اشاره شد کاهش هزینه میباشد. این کاهش هزینه در واقع نتیجه کاهش زمان تلف شده کاهش ضایعات ، کاهش توقفات خط تولید کاهش دوباره کاریها، کاهش بروز حوادث و سوانح شغلی میباشد.
۲- کیفیت (Quality) مرتبط با بندهای S۱.S۲.S۳
یکی از اهداف و دستاوردهای ۵S نیز افزایش کیفیت تولید محصولات و ارائه خدمات میباشد که در بندهای S۱.S۲.S۳ نظام ۵S مستتر میباشد.
۳- ایمنی ( Safety) مرتبط با بند S۴
استقرار ۵S با کاهش زمینه بروز حوادث و سوانح شغلی ، منجر به ایجاد محیطی امن و آرام برای کارکنان میشود.
۴- تحویل (Delivery ) مرتبط با بند S۱
سازمان باید اقلام معیوب و غیر معیوب را از هم تفکیک و اقلام معیوب را تعمیر نموده و مانع از تحویل آنها به مشتریان شود.
روحیه ( Morale ) مرتبط با بندهای S۱.S۲.S۳
استقرار ۵S منجر به تشویق و ترویج کار تیمی ، افزایش انگیزه کاری و روحیه کارکنان و در نهایت منجر به افزایش بهره وری نیروی انسانی میشود .
نظام آراستگی (۵S) و ارزیابی عملکرد کارکنان
Staff performance assessment :
سازمانهای پیشرو از رویکردهای متعددی از جمله ارزیابی ۳۶۰ درجه در قالب پرسشنامه ، مشاهده ، مصاحبه و … برای ارزیابی عملکرد کارکنان خود استفاده مینمایند . اما آنچه که در کلیه این رویکردها مشترک میباشد ، هدف نهائی از ارزیابی عملکرد کارکنان میباشد.
شاید بتوان مهمترین هدف از ارزیابی عملکرد کارکنان را ارائه بازخورد به کارکنان با توجه به پتانسیلهای آنان و در نهایت ارتقاء بهره وری ایشان معرفی نمود . این هدف مبنای تدوین الگوی بومی و مناسب ارزیابی عملکرد برای هر سازمانی بوده و روش مناسب ارزیابی قبل از هر چیز باید تحقق این هدف را تضمین نماید .
اگر برای اجرای برنامه ارزیابی عملکرد روش مناسب و دقیقی انتخاب شود ، تحقق اهداف و دستاوردهای زیر میسر و امکان پذیر خواهند بود :
- شناسائی نقاط قوت و نواحی قابل بهبود کارکنان (به عنوان شاخصی برای تعیین جهت گیریهای آتی بهبود کارکنان) .
- تعریف برنامه های بهبود توانمند ساز در حوزه کارکنان جهت رفع نواحی قابل بهبـود و افزایش قابلیت و توانمندی کارکنان.
- تدوین برنامه های آموزشی متمرکز و متناسب با نتایج ارزیابی جهت کمک به ارتقاء سطح دانش و توانمندی کارکنان .
- اصلاح نظام پرداخت متناسب با نتایج حاصله از ارزیابی عملکرد کارکنان .
- شناسائی استعدادهای پنهان و توسعه آنها .
- شناسائی گزینه های مناسب برای مشاغل خاص و آماده سازی کارکنان برای انتصاب در آن مشاغل ( جانشین پروری ) .
- شناسائی توانمندیها و پتانسیلهای خاص هر یک از کارکنان در زمینه های گوناگون برای ایجاد امکان چرخش شغلی در سطح سازمان ( Job Rotation ) .
- استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد کارکنان برای ارتقاء جایگاه شغلی کارکنان .
در حال حاضر و با توجه به اهمیت استقرار نظام ۵S در سطح سازمانها ، فارغ از رویکرد منتخب برای اجرای فرآیند ارزیابی عملکرد ، به مقوله آراستگی و پاکیزگی کارکنان نیز توجه خاصی شده ، به نحوی که یکی از پارامترهای ارزیابی عملکرد کارکنان ، مقوله میزان انطباق ایشان با شاخصهای نظام ۵S در رفتار، گفتار و عمل میباشد.
امروزه توجه به آراستگی کارکنان تا به آن حد اهمیت پیدا کرده که شاخصهای نظام آراستگی در کنار سایر پارامترهای مورد بررسی در ارزیابی عملکرد از جمله میزان مشارکت کارکنان در کارهای تیمی ، میزان دقت در انجام امور محوله، به عنصری ثابت در فرآیند ارزیابی عملکرد تبدیل شده است .
البته باید به این نکته توجه داشت که قبل از هر چیز بایستی شاخصهای مثبت و شاخصهای منفی ارزیابی کارکنان در حوزه نظام آراستگی و ۵S تعریف شوند. در تعریف این شاخصها نیز باید به ویژگیهای سازمان توجه شده و پارامترهائی متناسب با منطقه ، شرایط محیط کار، نوع کار و … به عنوان شاخصهای ارزیابی فرهنگ بومی عملکرد تعریف و در پرسشنامه ارزیابی عملکرد گنجانده شود .